قبل از شروع انتخاب واحد هر نیمسال و پس از پایان بازه زمانی ثبت نمرات و سایر عملیات توسط مراکز, کلیه کارنامه های دانشجویان بطور خودکار بروز میگردد. اطلاعات بروز شده در این زمان, مبنای سنجش دانشجو جهت مجاز یا عدم مجاز شدن به انتخاب واحد میباشد. درصورتیکه نمره ای یا ... پس از این تاریخ برای دانشجو ثبت شود که منجر به تغییر شرایط مجاز بودن وی شود, اثری در وضعیت سرترم دانشجو ندارد و مبنا همان کارنامه قبلی است. لذا در بررسی وضعیت دانشجو, مراکز بایستی به تاریخ درج نمرات دانشجو در محاسبه مجاز بودن وی دقت نمایند.